【文件倉】公司文件儲存注意事項，法規期限、保存形式
為求工作效率好多公司已經將文件、數據紀錄電子化，但都仲有好多商業上嘅法律文件、財務報告等係需要紙張文本「白紙黑字」，大部分商業文件會因法律法規、行業標準和組織政策而需要儲放數年。保存業務紀錄除咗方便內部查找，必要時可向稅局提交公司財務狀況。
文件儲存少於7年會違法？
法律上的保存期限
- 根據《稅務條例》第51C條的規定，經營者必須保存足夠的業務紀錄，以確定應該納稅利潤。若未能保存足夠的紀錄屬於違法行為，會面臨高達100,000元的罰款。
- 在《公司條例》第373(1)條下，會計紀錄保存至少7年
特別情況
- 即使公司未滿7年便結業，仍有責任繼續保留有關紀錄
- 涉及未完成稅務評估或法律爭議的文件需延長保存時間
完整的文件儲存除因法律要求，在有懷疑時亦可及早揭發在業務㆖的損失及失竊情形，同時有助公司營造更專業的形像，與銀行辦理業務交易時信用度更高。
年復年嘅文件紀錄塞滿office？索取最新「文件倉報價」
文件儲存保存形式有甚麼注意事項？
公司文件以紙張文本或電子形式保存具有同等法律效力，在保存時有以下注意事項
以紙張文本保存
確保文件內容清晰及完整
- 紙本文件儲存必須清楚、詳細地記錄業務交易，例如購貨及開支紀錄，當中不論大小收據或手寫發票都應保存作紀錄。
- 文件內容亦需確認未被更改、損毀或有缺失，同時紙張文本較易因儲存環境因素（如潮濕、蟲蛀）產生破損，為保持其完整性亦可選用文件倉儲存。
保持可檢查性
- 文件應易於查閱，方便稅務局查核或審計。大量的紙張文本可儲存於文件倉方便公司有系統性管理，在稅局要求時亦可快速查倉送回辦公室處理。
紙張文件儲存要大量空間？索取最新「文件倉報價」
以電子形式保存
確保電子文件的正確性
- 電子紀錄需與原始交易紀錄一致，不得被篡改或刪除。
- 每筆交易必須有對應的電子憑證（如掃描的發票、電子簽署的合約等）
- 使用專業會計或稅務軟件以確保系統合規性和資料完整性。
易於讀取的文檔格式
- 紀錄必須能轉換為清晰的可讀形式（如列印文件或PDF檔）。
- 需使用兼容的檔案格式（如PDF、Excel、CSV等）
保護或加密文件內容
- 必須有防止未經授權訪問、修改或刪除的措施（如使用密碼保護、數據加密）。
- 定期進行備份，防止數據遺失或系統故障。
電子文件需設後備版本
- 定時備份
- 支票存根、紙本收據、手寫發票等電子化後亦需保存正本文件
- 法律、財務等有關文件建議列印保存。
文件備份要搵地方儲存？索取最新「文件倉報價」
公司文件儲存需要用文件倉？
企業、中小企及初創公司即使已經將日常文件變成電腦存檔，但因法律要求仍有大量財務相關、會計及法律文件需以紙張文本形式儲存。雖然文件儲存地點無規限，但公司文件紀錄只會有增無減，辦公室空間漸漸被填滿。此時可以將文件移師到文件倉，方便管理！
新式文件倉有上門服務？
現時很多存倉公司都有提供文件倉服務，如果文件數量已達至數十箱，不妨用「上門儲存服務」每箱每月由$29起，收費比傳統迷你倉更彈性。
「上門儲存服務」安排專人上門搬運到倉庫，免卻運輸煩惱。而且文件倉由專人管理，倉內設有濕度控制，紙張文本於乾爽的環境下就保存得更加好，擺足7年都無問題。
如果選用Spacebox隨存屋的文件倉服務，每箱文件更附上獨立條碼作辨識及紀錄，方便日後提取所需文件。
「上門儲存服務」為一眾經營者提供靈活可增加的倉存空間，立即索取文件倉詳情及價目！